Datenschutzhinweise für Videokonferenzen, Telefonkonferenzen und Webinare
Nachfolgend informieren wir über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Teams“ bei der Durchführung von Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen oder Webinaren (nachfolgend: „Online-Meetings“).
Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich?
Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts ist die
WTM Engineers GmbH
Johannisbollwerk 6-8
20459 Hamburg
Sie finden weitere Informationen zu unserem Unternehmen, Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen und auch weitere Kontaktmöglichkeiten im Impressum unserer Internetseite: https://www.wtm-engineers.de/de/impressum.html
Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Microsoft Teams“ aufrufen, ist der Anbieter von „Microsoft Teams“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Microsoft Teams“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Microsoft Teams“ herunterzuladen.
Wenn Sie die „Microsoft Teams“-App nicht nutzen wollen oder können, können Sie „Microsoft Teams“ auch über Ihren Browser nutzten. Der Dienst wird dann insoweit auch über die Website von „Microsoft Teams“ erbracht.
Welche Daten von Ihnen werden von uns verarbeitet? Und zu welchen Zwecken?
Wir verarbeiten die Daten, die Sie im Zusammenhang mit dem Online-Meeting angeben, sowie Meeting-Metadaten. Dazu gehören Anzeigename („Display name“), ggf. E-Mail-Adresse und Profilbild (optional). Es werden auch Angaben zur bevorzugten Sprache, Meeting-Metadaten (z. B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummern und Ort) sowie Text-, Audio und Videodaten verarbeitet. Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chatfunktion zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera und/oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Microsoft Teams“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
Es werden keine versteckte Ton- oder Videoaufnahmen aufgezeichnet. Die Teilnahme von versteckten Zuhörern oder Beobachtern ist untersagt.
Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der WTM Engineers verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Teams“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.
Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.
Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.
Wie lange werden die Daten gespeichert?
Microsoft Teams behält Ihre Daten während des für die Bereitstellung des Diensts minimal erforderlichen Zeitraums.
Da diese Daten für die Bereitstellung des Diensts erforderlich sind, bedeutet dies in der Regel, dass personenbezogene Daten aufbewahrt werden, bis der Benutzer die Verwendung von Microsoft Teams beendet oder der Benutzer persönliche Daten löscht. Falls ein Benutzer (oder ein Administrator im Namen des Benutzers) die Daten löscht, werden die Kopien der persönlichen Daten gemäß Microsoft innerhalb von 30 Tagen gelöscht.
Unter bestimmten Umständen erfordern örtliche Gesetze, dass Microsoft Teams Telefonaufzeichnungen (für Abrechnungszwecke) für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt. In diesen Fällen folgt Microsoft Teams den Gesetzen der jeweiligen Region bzw. des jeweiligen Landes.
Bei WTM Engineers erfasste Daten werden solange dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist verarbeitet.
An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungen häufig gerade dazu dienen, Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.
Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Microsoft Teams“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Microsoft Teams“ vorgesehen ist.
Wo werden die Daten verarbeitet?
Die Daten werden ausschließlich in Rechenzentren der Europäischen Union verarbeitet. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an „Online-Meeting“ in einem Drittland aufhalten.
Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.
Ihre Rechte als betroffene Person
Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Wir bitten um Verständnis, dass wir ggf. Nachweise benötigen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Wenn wir personenbezogene Daten auf Grundlage einer Einwilligung von Ihnen verarbeiten, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber zu widerrufen.
Außerdem haben Sie ein Widerspruchsrecht im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben von Art. 21 DSGVO gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund einer Interessenabwägung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgt.
Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.
Zur Wahrnehmung dieser Betroffenenrechte können Sie sich jederzeit gerne an unser Datenschutzteam per E-Mail an datenschutz@wtm-engineers.de oder den oben genannten Verantwortlichen wenden.
Unser Datenschutzbeauftragter
Wir haben einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten in unserem Unternehmen benannt. Sie erreichen diesen unter folgenden Kontaktmöglichkeiten:
Tomaske GbR
Unternehmensberatung für Datenschutz & Informationssicherheit
Christian Tomaske
Telefon +49 1713804773
E-Mail ct@ufdi.de
Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
Gerne können Sie sich auch an unseren Datenschutzbeauftragten wenden, wenn Sie der Meinung sind, dass eine unrechtmäßige Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns erfolgt. Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter den oben unter «Unser Datenschutzbeauftragter» angegebenen Kontaktdaten.
Änderung dieser Datenschutzhinweise
Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.
Stand: 18.08.2021